home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Business Master (3rd Edition) / The Business Master (3rd Edition).iso / files / datature / datamstr / dmaster.exe / MANUAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-10-16  |  22KB  |  550 lines
  1. Data Master Version 3.0 
  2. Copyright 1990-92 Robert K. Summers - All Rights Reserved.
  3.  
  4. Distributed by: RKS Software, Inc. 
  5. 3820 North Dittmar Rd., Arlington, VA 22207 - 703-534-1726 
  6.  
  7. What is Data Master?
  8.  
  9. Data Master is a powerful, easy to use, program which allows you
  10. to create, modify, and work with standard dbase database files. 
  11. It includes the ability to convert Lotus and Quattro spreadsheets
  12. into dbase database files, and to convert dbase database files
  13. into Lotus or Quattro spreadsheets.
  14.  
  15. What equipment do I need?
  16.  
  17. Data Master is designed to work on any IBM compatible computer,
  18. with a monochrome or color monitor.  It requires 512K of working
  19. memory.  Data Master works with any dot matrix or laser jet
  20. printer. It requires a hard disk system.
  21.  
  22.                                  DISCLAIMER
  23.  
  24. Data Master is provided "AS IS". It is licensed without any
  25. warranty of merchantability, fitness of particular purpose,
  26. performance, or otherwise; all warranties are disclaimed.  By
  27. using Data Master, you agree that Robert K. Summers and RKS
  28. Software, Inc., will not be liable to you or any third party for
  29. any use of (or inability to use) this software, or for any
  30. damages (direct or indirect) whatsoever, even if RKS Software,
  31. Inc. or Robert K. Summers are apprised of the possibility of such
  32. damages occurring.  In no event shall Robert K. Summers or RKS
  33. Software, Inc. be liable for any loss of profit or any other
  34. commercial damage, including but not limited to special,
  35. incidental, consequential or other damages.  The entire risk
  36. related to the quality and performance of the program is on you.
  37.  
  38.                               LICENSE STATEMENT
  39.  
  40. Registered owners are licensed to use their registered copy on a
  41. single machine and to make archival copies for the sole purpose
  42. of backing up the program.  Data Master may be moved from one
  43. computer location to another, so long as there is no possibility
  44. of it being used at one location while it is being used at
  45. another.
  46.                               SHAREWARE TRIAL
  47.  
  48. You may have procured this software from another source such as
  49. the libraries on Compuserve, a BBS, a shareware disk vendor, or
  50. from a friend. That's fine!. We encourage registered users to
  51. introduce new users to Data Master by providing them with an
  52. unregistered copy. Try it out for up to 30 days, and if you
  53. decide to continue using it, pay the license fee of $39. You'll
  54. receive a registered copy and other benefits described below.
  55.  
  56. Shareware gives users a legal but limited trial period to test
  57. the software before purchase.  Data Master in shareware form is
  58. fully functional and completely documented. However, telephone
  59. support is not available to unregistered users. You must purchase
  60. the program (called "registering") before you can get telephone
  61. support.
  62.  
  63.                                HOW TO REGISTER
  64.  
  65. You can register by mailing the form below with a check for
  66. $39.00.
  67.  
  68. If you are a member of COMPUSERVE, registration is even easier.
  69. Just GO SWREG. The $39 registration fee will be charged to your
  70. COMPUSERVE account. COMPUSERVE will notify us immediately of your
  71. registration and you will receive the benefits of registration
  72. cited below.
  73.  
  74.                           BENEFITS OF REGISTRATION:
  75.  
  76. 1. FREE LICENSED COPY OF THE MOST RECENT VERSION OF DATA MASTER,
  77. sent to you immediately by first class mail.  Your registered
  78. copy will include any new features which have been added since
  79. the shareware copy was released, and will include corrections for
  80. any bugs or problems reported to us. In other words, the latest
  81. and the greatest.
  82.  
  83. 2. TECHNICAL SUPPORT by phone, FAX, Compuserve E-mail, or by
  84. regular mail.  We will gladly help you with any problems or
  85. questions you may have.  Telephone technical support is available
  86. only to registered owners. 
  87.  
  88. 3. DISCOUNT on upgrades of future versions of Data Master.  If
  89. you don't register, we can't tell you about new versions.
  90.  
  91. USER GROUPS / SHAREWARE DISTRIBUTORS / ELECTRONIC BULLETIN BOARDS
  92.  
  93. PC user groups, shareware distributors, and electronic bulletin
  94. board operators are welcome to add Data Master to their
  95. libraries.
  96.  
  97. If you have received Data Master through a user group, a
  98. shareware distributor, or an electronic bulletin board, please
  99. remember that any diskette fee you paid DOES NOT constitute
  100. licensing the software, and you are still obligated to register
  101. if you decide to use Data Master after the 30 day trial period.
  102.  
  103.                            HARD DISK INSTALLATION
  104.  
  105. If you have received Data Master on a distribution disk from RKS
  106. Software, a shareware vendor, or computer club, there will be an
  107. INSTALL.BAT program on the disk.
  108.  
  109. 1. Place the working disk in drive A.
  110.  
  111. 2. Type INSTALL plus the letter of the drive on which you wish to
  112. install Data Master.  Example: INSTALL C <press Enter>.  Note: Do
  113. NOT type a colon after the drive letter.
  114.  
  115. 3. The install program will copy the DMASTER.EXE file from the
  116. floppy distribution disk to the specified drive, in a directory
  117. called DM. The install program will extract the Data Master files
  118. from DMASTER.EXE and start Data Master for you.
  119.  
  120. 4. To start Data Master any time in the future, type \DM\DM at
  121. any C:\> prompt. If you place the \DM directory in your path
  122. statement, just type DM at any C:\> prompt.
  123.  
  124. NOTE: IT IS ESSENTIAL THAT DATA MASTER BE INSTALLED IN A
  125. DIRECTORY CALLED DM. IF NOT, THE PROGRAM MAY NOT WORK PROPERLY.
  126.  
  127. The installation procedure will also create a sample database
  128. called NAMES.DBF which you can use as-is to build a name and
  129. address file.  You can use Data Master to modify this file to
  130. add, delete, or change any of the data fields.
  131.  
  132. ----
  133.  
  134. If you have downloaded Data Master from Compuserve, America On-
  135. Line, GENIE, other information service or BBS, you will have the
  136. file DMASTE.ZIP.  
  137.  
  138. Create a directory called DM on your hard disk and copy the
  139. DMASTE.ZIP file into the \DM directory. Unzip the DMASTE file as
  140. usual. One of the extracted files will be the main program file
  141. DM.EXE. Type DM at the C:\DM> prompt and the program will start.
  142.  
  143.                       NETWORK FILE SERVER INSTALLATION
  144.  
  145. Network Supervisor:
  146.  
  147. 1. Create a directory named DM for Data Master. Then, create a
  148. subdirectory under DM called FILES.  Data Master stores essential
  149. files in the \DM\FILES directory.
  150.  
  151. 2. Copy the DMASTER.EXE file into the DM directory.
  152.  
  153. 3. Type DMASTER to extract the main DM.EXE file.
  154.  
  155. 4. Erase DMASTER.EXE since you no longer need it.
  156.  
  157. 5. Add Data Master to your menu system. 
  158.  
  159. 6. Data Master users must have READ, WRITE, CREATE, and all other
  160. rights in the DM and DM\FILES directories.
  161.  
  162.                        - VERY IMPORTANT -
  163.  
  164.                          CONFIG.SYS FILE
  165.  
  166. DOS uses the CONFIG.SYS file to set certain defaults for your
  167. computer. It MUST be in the root directory of your fixed disk. If
  168. you do not already have a CONFIG.SYS file you MUST create one
  169. that has these two lines, and place it in your PC's root
  170. directory:
  171.  
  172.                             FILES=21
  173.                            BUFFERS=16
  174.  
  175. If you already use a CONFIG.SYS file that does not include
  176. settings for files and buffers, you MUST add the two lines above
  177. to the file.  You can do it with any text editor.  If your
  178. CONFIG.SYS file already contains settings for files and buffers
  179. greater than these, you can leave them as they are.
  180.  
  181. In a network environment, you may have to set FILES to a higher
  182. number.
  183.  
  184.                            DEFINITIONS
  185.  
  186. For more complete definitions of these concepts, please see any
  187. of the several excellent dbase books available at most good
  188. software stores.
  189.  
  190. Database: A database is an organized collection of information or
  191. data. A simple example of a database is a mailing list.  Dbase
  192. database files always have a file extension of .DBF.
  193.  
  194. Record: All the data for a particular entry is called a record. 
  195. In a mailing list, each record contains all the name & address
  196. data for one person.
  197.  
  198. Field: Each item of information within a record is called a
  199. field. In each mailing list record, for example, there may be
  200. fields for last name, first name, street, city, state, and zip
  201. code. A database can contain one or more of five types of fields.
  202. These five are:
  203.  
  204.       1. Character - This type of field allows entry of all the
  205.      letters, numbers and symbols you see on your keyboard. In a
  206.      typical mailing list, all the fields would probably be
  207.      character type fields.
  208.  
  209.       2. Numeric - This type of field allows only entry of
  210.       numbers.  Use it only for numbers you want to calculate. 
  211.       Put zip codes or phone numbers in a character field, not a
  212.       numeric field.
  213.  
  214.      3. Date - This type of field allows only date entries.
  215.  
  216.      4. Logical - This type of field allows only a true/false
  217.      entry.
  218.  
  219.      5. Memo - This type of field is an elastic character field. 
  220.      Whereas character fields must be defined as a fixed length,
  221.      e.g., 20 characters long, memo fields have no fixed length. 
  222.      Instead, memo field data is stored in a companion file, with
  223.      a .DBT (DataBase Text) extension, and takes up no disk space
  224.      unless data is entered into it.
  225.  
  226. Indexes: An index is a file which controls the order in which
  227. database records are displayed and printed.  Persons working with
  228. a mailing list database would normally create an index file based
  229. on the last name field and an index file based on the zip code
  230. field (assuming these two fields are included in the database
  231. structure).
  232.  
  233. Index files created and used by Data Master have a file extension
  234. of .NTX. Creation and use of index files is explained below.
  235.                         USING DATA MASTER
  236.  
  237. Type DM at the DOS prompt of the DM directory to start Data
  238. Master, or type \DM\DM if you are not in the DM directory.
  239.  
  240. In most cases, Data Master will be able to detect whether you
  241. have a color or monochrome monitor.  If you have a monochrome
  242. monitor and the Data Master screen is not clear, type DM M to
  243. start Data Master.  The extra M tells Data Master to use
  244. monochrome, not color.
  245.  
  246. When the program starts, you will see that the Main Menu presents
  247. five options. These are discussed in turn below.
  248.  
  249. You may select any main menu option by pressing ALT plus the
  250. first letter of the option. Example: press ALT S to select the
  251. Services option. Main menu sub-options may be selected by
  252. pressing the highlighted letter for that option.
  253.  
  254. You may press ALT X to quit the program.
  255.  
  256. You may also select main menu and sub-options by using the arrow
  257. keys to highlight the option and then press Enter to select the
  258. highlighted option.
  259.  
  260.                             Files
  261.  
  262. Use this option to display a menu of six sub-options.
  263.  
  264. Open: Select this option to open a database file in the current
  265. directory. Data Master will load this file and display it on the
  266. screen in browse mode where you may add, edit, delete, etc.
  267. records.  Select the Quit option to return to the main menu.
  268.  
  269. IMPORTANT TIP: ONCE A FILE IS LOADED, YOU MAY JUMP INTO BROWSE
  270. MODE AT ANY TIME FROM THE MAIN MENU BY PRESSING THE F2 KEY.
  271.  
  272. The Status box at the bottom of the screen will always display
  273. the currently loaded database.
  274.  
  275. Note: Data Master is installed with one example database called
  276. NAMES.DBF which you can use to build a name and address file.
  277.  
  278. Modify/Create: Use this feature to modify the structure of an
  279. existing database, or to create a new database. You can add,
  280. edit, or delete fields of the five types described above.
  281. Instructions for use are provided on the screen.  Once created,
  282. you cannot modify a field name. Instead, create a new database
  283. with the field name(s) you want, and use the Append File option
  284. to move records from the old file to the new file.
  285.  
  286. Close Database: Use this feature to close the currently active
  287. database. The Status box will show that no database is active.
  288.  
  289. Append File: Use this feature to append (merge) records from
  290. another database or ASCII file into the currently active
  291. database. When appending ASCII records, the fields in the ASCII
  292. file must be in exactly the same sequence as the fields in the
  293. active dbase file.  
  294.  
  295. Save As: Use this feature to save the currently active database
  296. to a new dbase file or to an ASCII text file.
  297.  
  298. eXit: Select this option to quit the program. You may also press
  299. ALT X to quit the program.
  300.  
  301.                             Indexes
  302.  
  303. You do not have to use an index file to control your database,
  304. but it will make working with a database a lot more pleasant if
  305. you do. You must have already selected a database in order for
  306. this option to work.  When you select this option you will be
  307. presented with three choices:
  308.  
  309. Select Index(es): When you select this option, Data Master will
  310. present you with a list of existing index files.  The index
  311. file(s) you select must have been created for the currently
  312. active database.  Data Master will tell you if it does not match. 
  313. You can have more than one index active at the same time. Data
  314. Master will automatically update all active indexes as records
  315. are added, changed, or deleted.
  316.  
  317. Create New Index: Use this feature to create a new index file.
  318. Data Master will prompt you to select the field(s) to index on. 
  319. Data Master will then ask you to name the index file, and create
  320. it.  When you create a new index file, that becomes the
  321. controlling index for the active database.
  322.  
  323. Select Controlling Index: When using more than one index, use
  324. this option to tell Data Master which index is the controlling
  325. index. For example, if you have selected a last name index and a
  326. zip code index using the Select Index(es) option above, and you
  327. want to work with the records in last name order, use this option
  328. to tell Data Master that the last name index is the controlling
  329. index.  Data Master will display the records in last name order,
  330. and will automatically update both the last name and zip code
  331. indexes as you add, edit, delete, etc. records.
  332.  
  333. Rebuild Open Index(es): Use this feature to rebuild all active
  334. index files.  This means that Data Master will make sure that
  335. there is a correct entry in each index file for each record in
  336. the database file. You may need to do this, for example, if you
  337. forgot to have your LNAME.NTX and/or ZIP.NTX files active when
  338. you added, deleted, or edited data in your mailing list.
  339.  
  340. Data Master will automatically maintain your index files if they
  341. are active when you are using the database. If you are ever
  342. unsure whether a database's index files are current, just select
  343. the database, select the index files, and select Rebuild Open
  344. Index(es).
  345.  
  346.                               Use
  347.  
  348. Use this feature to display a menu of options for using the data
  349. in the database.
  350.  
  351. Browse Records: Select this option to browse the currently active
  352. database. You may add,edit, delete, locate, and view all the
  353. records in the database.  NOTE: a shortcut for displaying records
  354. in browse mode is to PRESS THE F2 KEY.
  355.  
  356. Sum/Average Data: Use this option to sum or average data in
  357. numeric fields.
  358.  
  359. Replace Data: Use this option to replace the data in a specified
  360. field in ALL the records in the currently active database. Be
  361. sure you have a backup copy of your records in case you make a
  362. mistake using this option.
  363.  
  364. Check for Duplicates: Use this option to find duplicate records
  365. in the currently active database. 
  366.  
  367. Frequency Analysis: Use this option to see what the frequency of
  368. data is in a specified field. For example, you could use this
  369. feature on the State field of your mailing list to see how many
  370. records you have for each state.
  371.  
  372. Delete Records: Use this option to delete all the records in your
  373. database. If a filter/query is active, only those records meeting
  374. the filter/query condition will be deleted.
  375.  
  376. Pack Records: use this option to physically purge records
  377. 'deleted' in the browse mode.  Records deleted in browse mode
  378. still occupy disk space. This pack recovers the disk space.
  379.  
  380. sTatistics: use this option to display a variety of stistical
  381. information about your database.
  382.  
  383. Mailing Labels: use this option to print mailing labels from the
  384. currently active database.
  385.  
  386. Form Letters: use this option to compose and print letters or
  387. memos. You can merge database data into your letters and memos.
  388.  
  389.                           Query Builder
  390.  
  391. Use this feature to create a query condition, or filter, so you
  392. can work with any subset of records you want to.  This is a very
  393. powerful feature of Data Master.  Please experiment with it so
  394. you can see how it can be useful to you.
  395.  
  396. When a query condition is active, Data Master will only display
  397. or print records meeting the query condition.  The Status box
  398. will display any query condition. To turn off the query, select
  399. the Turn Query Off option.
  400.  
  401.                             Services
  402.  
  403. This feature presents a menu of support services:
  404.  
  405. Spreadsheets:  Use this option to convert a dbase file to a
  406. spreadsheet, and to convert a spreadsheet to a dbase file. 
  407. When converting from a spreadsheet to a dbase database file, you
  408. can specify the range of cells you want converted, e.g., B1..F10. 
  409. Data Master uses the first row in the range to determine the
  410. field types (character, date, numeric, etc.) in the new database. 
  411. An "Indeterminate Cell Type" message means that Data Master could
  412. not determine the correct data type for a column because some
  413. cell in the first row did not contain data. Add appropriate data
  414. and the conversion will work.
  415.  
  416. If you want the entire spreadsheet converted into a database,
  417. just leave the cell range empty, and press the Enter key. 
  418.  
  419. Report Writer: Select this option to use the Report Writer. The
  420. Report Writer allows you to create custom reports, output the
  421. reports to printer or disk, and save the report specifications
  422. for future use.  
  423.  
  424. Print Users Manual: Select this option to print the Users Manual. 
  425. You can also read the Users Manual on-line by pressing F1.
  426.  
  427. Read a Text File: Use this option to read any text file which may
  428. be on your disk.
  429.  
  430. Erase a File: Use this option to erase any file on your disk.
  431.  
  432. Change Directory: Use this feature to change to any other
  433. directory on your hard disk. The currently active database will
  434. be closed when you select this option.
  435.  
  436. Format Dates: Use this option to select the date format you want
  437. to be used in your database fields.
  438.  
  439. Weights and Measures: use this handy conversion utility to
  440. convert a variety of weights and measures.
  441.  
  442. Create Mailmerge File: use this option to create a mailmerge file
  443. for your favorite word processor.
  444.  
  445. Time Period Anaylsis: use this option to conduct a time period
  446. analysis of your records.
  447.  
  448.  
  449.                          FUNCTION KEYS
  450.  
  451. F1- Use this to read the Users Manual on-line
  452.  
  453. F2- Use this to invoke the browse mode. 
  454.  
  455. F3- Use this to temporarily exit to DOS. You could use this
  456. feature to temporarily leave Data Master and, for example, run
  457. your favorite spreadsheet program or word processing program.  To
  458. return to Data Master, type EXIT at the DOS prompt and press the
  459. Enter key.
  460.  
  461. F6- Use this to display a pop-up printing calculator.
  462.  
  463. F7- Use this to display a current record count.
  464.  
  465. F8- Use this to display a calendar.
  466.  
  467.  
  468.                         TECHNICAL SUPPORT
  469.  
  470. We do not charge a fee for normal technical support.  You may
  471. reach us via:
  472.  
  473. 1. Compuserve: 72357,2034
  474.  
  475. 2. Mail: Correspondence answered daily.
  476.  
  477. 3. Phone & FAX: 703-534-1726.
  478.  
  479.                       IMPORTANT FINAL NOTE
  480.  
  481.           WE ASSUME NO RESPONSIBILITY FOR LOSS OF DATA
  482.  
  483. Data Master is a very powerful database management program. With
  484. it, you can modify the structure of existing database files. 
  485. When you modify the structure of a database file, you always run
  486. the risk of making a mistake and losing data.
  487.  
  488. YOU MUST ALWAYS MAKE A BACKUP COPY OF YOUR DATABASE FILE BEFORE
  489. MODIFYING THE STRUCTURE OF THE FILE.
  490.  
  491. Also, please make regular backup copies of your records to
  492. protect against accidental erasures or system malfunction. 
  493. Everyone makes mistakes, and all hard disks will fail eventually.
  494. The only question is when.
  495.  
  496. In addition to the DOS backup.com and restore.com programs which
  497. come free with each copy of DOS, there are several commercial
  498. programs available for saving and restoring copies of your
  499. records. These include Fastback Plus, Norton Backup, and Central
  500. Point backup, all available at your local software store.
  501.  
  502.                  DATA MASTER REGISTRATION FORM 
  503.  
  504. Phone orders - CALL 703-534-1726. VISA/MC. FEDERAL EXPRESS. 
  505.  
  506. Mail orders - Mail this form to: 
  507.  
  508. RKS SOFTWARE, INC.
  509. 3820 NORTH DITTMAR ROAD
  510. ARLINGTON, VA 22207
  511.  
  512. FAX orders - FAX this form to 703-534-1726. Be sure to complete 
  513. VISA/MC information and sign in the signature block.
  514.                                  
  515. __ check for $39 is enclosed.
  516.  
  517. __ charge my _____ VISA  _____ MC credit card.
  518.  
  519. credit card # ______________________________ expires ____________
  520.  
  521. Signature if credit card order: _________________________________
  522.  
  523. RUSH MY FREE REGISTERED COPY OF THE MOST RECENT VERSION OF DATA
  524. MASTER TO:
  525.  
  526.  
  527. Name: ___________________________________________________________
  528.  
  529. Address: ________________________________________________________
  530.  
  531. City: _________________________ State ______ ZIP ________________
  532.  
  533. Phone: __________________________________________________________
  534.  
  535. Send: ____ 5 1/4 inch disk    ____ 3 1/2 inch disk
  536.  
  537. _________________________________________________________________
  538.  
  539. Customer Survey: Please tell us where you obtained your shareware
  540. copy of Data Master:
  541.  
  542. By mail from (company name): ____________________________________
  543.  
  544. Download from BBS (name): _______________________________________
  545.  
  546. If from rack in retail store, please give the name of the brand
  547. on the disk package or label: ___________________________________
  548.  
  549. Other: __________________________________________________________
  550.